Was bedeutet Digital-Asset-Management?
Zur besseren Handhabung dieser Daten werden diese als Metadaten gespeichert und anschließend katalogisiert. Diese Metadaten ermöglichen eine Strukturierung der Informationen. Mitarbeiter können die katalogisierten Daten anschließend einfach finden und verwenden. Weiterhin umfasst der Begriff Metadaten auch Lizenzen, Rechte und Vervielfältigungsrechte von Medieninhalten. Viele bezeichnen das DMS auch als Media-Asset-Management oder als ein Einzelteil des Ganzen DMS manchmal als Bilddatenbank.
Welche Hauptfunktionen hat ein DAM-System?
Die Verwaltung Ihrer multimedialen Inhalte erfolgt durch den Einsatz klassischer DAM-Systeme. Diesen lassen sich durch folgende Hauptfunktionen identifizieren:
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Anreichern von Binärdaten mit Metainformationen und Vorbereitung zur Recherche
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Import und Export von Dateien
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Datensuche durch den Einsatz von Metadaten, Eigenschaften oder Dateinamen
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Sicht und Anzeigen von Daten
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Datenkombination zu Paketen
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Archivierung und Versionierung von Dateien
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Automatisch Generierung oder Veränderung von Video- und Bilddaten
Diese Funktionen sind dabei manuell oder automatisiert abrufbar, außerdem lassen einige Systeme sogar den Zugriff durch Dritte zu. Hierbei geht es vor allem um externe Dienstleister, die durch einen Zugriff auf das System einfacher Daten austauschen und somit eine schnellere Projektumsetzung ermöglichen. Meist wird ein DAM-System mit einer Bilddatenbank gleichgesetzt. Dieser Ansatz ist jedoch nicht korrekt, da ein DAM-System mit sämtlichen Datentypen interagieren kann – hierzu gehören digitale Assets aller Art, wie Programmcodes, Musikdateien, Grafiken und Andere.
Die Konfiguration eines DAM-Systems kann beliebig sein, sodass Einzelkomponenten, Komplettsysteme oder Speichersysteme miteinander kombiniert werden können. Klassischerweise besteht ein solches System aus einer Datenbank oder einem Indexer sowie einer lokalen Anwendungssoftware. Als Alternative haben sich zudem grafische Weboberflächen etabliert, mittlerweile setzen die meisten Softwarehersteller auf relationale Datenbanken und Web-Frontends. Zudem bieten die Hersteller DAM-Systeme klassischerweise als Software-as-a-Service in einer Private oder Public Cloud. Um dem holistischen IT-Ansatz gerecht zu werden, lassen sich moderne DAM-Systeme auch in die bestehende IT-Systemlandschaft integrieren. Somit können diese Systeme unmittelbar mit Webshop-Systemen, Produkt-Informations-Management-Systemen oder Content-Management-Systemen interagieren und dort die archivierten Assets zur Verfügung stellen. Insbesondere die neueren Systeme ermöglichen die Produktion von Mediendateien mittels installierbarer Add-ons. Die zu bearbeitenden Dateien werden hierfür im Regelfall ausgecheckt und somit von der weiteren Nutzung ausgeschlossen. Nach der abschließenden Bearbeitung werden diese erneut importiert und eingecheckt.
Wo werden DAM-Systeme in der REGEL "INSTALLIERT"?
Ein DAM-System kann grundsätzlich erworben oder lokal auf einem eigenen Server installiert werden. Beide Ansätze bieten Vor- und Nachteile, sodass die Wahl des richtigen Ansatzes von den individuellen Anforderungen abhängt. Vermehrt treten auch Cloud-Lösungen auf. Unter heutigen Gesichtspunkten sind diese jedoch schwer in einen Single-Source-Workflow zu integrieren und erfahren somit keine Berücksichtigung. Die gehostete SaaS-Lösung ergibt vor allem dann Sinn, wenn das DAM-System zur Distribution von digitalen Assets fungiert. Hier muss der Anwender keine Software in die Hardware- oder IT-Struktur integrieren. Stattdessen kauft er das System für einen monatlichen Festpreis. Nachteilig ist die Administration der archivierten Inhalte, denn diese müssen manuell kopiert und hochgeladen werden. Eine direkte Bearbeitung auf der externen SaaS-Lösung ist schlichtweg nicht möglich. Zusätzlich gibt es keine Möglichkeit, die abgelegten Assets in die internen Arbeitsprozesse zu integrieren. In der Praxis bedeutet dies, dass es stets zwei Versionen einer Datei gibt – dieser Ansatz kann besonders speicherintensiv sein. Fällt die Wahl auf eine gehostete SaaS-Lösung, so handelt es sich zumeist um ein Standardsystem. Dieses lässt sich im Nachgang auch nicht individualisieren oder um ein webbasiertes CMS, Intra- oder Extranet sowie ein E-Commerce erweitern. Demzufolge eignet sich ein Saas-DAM-System vor allem bei der Verwendung der Grundfunktionalitäten. Nutzer müssen die geringen Funktionalitäten und Möglichkeiten zur Anpassung der gespeicherten Assets akzeptieren. Auch eine Integration in andere Systeme ist im Regelfall nicht möglich.
Der alternative Ansatz ist ein DAM-System, das auf einem Server im eigenen Netzwerk installiert wird. Dieser Ansatz ermöglicht die interne und externe Distribution der hinterlegten Assets. Dementsprechend können zahlreiche Nutzer auf eine identische Version eines Assets zugreifen und müssen nicht mit dessen Kopien arbeiten – die Rede ist hierbei von der Single Source. Zudem lässt sich das Digital-Asset-Management-System als interner Datenserver verwenden und direkt in zahlreichen Arbeitsprozessen integrieren. Des Weiteren lässt sich zusätzlich ein Product-Information-Management-System integrieren, ohne dass die Datensicherheitsstandards missachtet werden. Als Nachteile erweisen sich die höheren Einrichtungskosten. Bei der Installation eines eigenen DAM-Systems muss neben der Software eine passende Hardware beschafft werden. Zusätzlich fallen der Betrieb und die Wartung in das eigene Aufgabengebiet. Diese höheren Kosten müssen jedoch stets in Relation zu den Gesamtkosten einer SaaS-Lösung stehen. Unter Berücksichtigung der EU-DSGVO bietet ein DAM-System auf internen Servern einen weiteren Vorteil, denn das Unternehmen kann die Datensicherheit direkt beeinflussen. Insgesamt ist das eigene Digital-Asset-Management-System besonders gut, wenn alle Assets an einem einzelnen Ort gespeichert werden sollen und es einen hohen Bedarf für eine Cross-Channel-Publishing-Plattform gibt. Auch die Möglichkeit ein solches System in die bestehende IT-Landschaft zu integrieren, bietet Vorteile.
Was kostet die Implementierung eines DAM-Systems?
Die Frage nach den Implementierungskosten eines Digital-Asset-Management-Systems hat keine pauschale Antwort. Stattdessen orientieren sich die Kosten stark an den Anforderungen des Auftraggebers. Grundsätzlich gilt auch hier die Regel, dass es einen Unterschied zwischen Open-Source-Lösungen und kostenpflichtigen Systemen gibt. Die Open-Source-Lösungen kommen ohne Fixkosten daher, bieten dahingegen jedoch auch keinen professionellen Ansprechpartner bei auftretenden Problemen. Ein Open-Source-System ist im Regelfall nur so gut wie dessen Community. Zudem bedeutet der Entfall der Fixkosten nicht, dass ein Open-Source-DAM-System kostenlos ist. Vielmehr sind die Kosten der Implementierung, Bedienung und Wartung zu berücksichtigen. Die meisten Firmen greifen hierfür auf externe Dienstleister zurück.
Ein kostenpflichtiges DAM-System zeichnet sich dahingegen durch fixe Kosten aus. Hier steht allerdings ein kompetenter Ansprechpartner zur Verfügung, der schnellstmöglich auf auftretende Probleme reagiert. Zusätzlich gibt es bei diesen Systemen zumeist bessere Add-ons und einen größeren Funktionsumfang. Auf Basis einer Befragung von DAM News lässt sich ein durchschnittlicher Preis für DAM-Systeme im Jahr 2018 ableiten. So lagen die Kosten für ein SaaS-DAM-System bei durchschnittlich 51.999 Dollar. Die Lösungen zur Installation auf einem eigenen Server kosten dahingegen 71.746 Dollar im Durchschnitt. Diese Preise verdeutlichen, dass kostenpflichte DAM-Systeme vor allem für größere Unternehmen ausgelegt sind. Des Weiteren übersteigen die Gesamtkosten eines SaaS-Digital-Asset-Management-Systems nach zwei Jahren bereits die Anschaffungskosten einer eigenen Lösung.
WELCHE INHALTE VERARBEITET EIN DAM-SYSTEM?
Grundsätzlich dient ein DAM-System zur Speicherung und Verwaltung von Digital Assets. Bei einem solchen Asset kann es sich um Grafiken, Fotos, Audiodateien, Videodateien sowie alle weiteren multimedialen Inhalte handeln. Wichtig dabei ist, dass ein digitaler Wert keinen monetären Wert besitzen muss. Stattdessen kann es sich auch um einen Wert handeln, der in den täglichen Prozessen begründet ist. Innerhalb eines DAM-Systems werden diese digitalen Assets als Metadaten verarbeitet. Hieraus ergibt sich der Vorteil, dass die Daten für weitere Suchen strukturiert sind – die eigentliche Information wird weiterhin beibehalten. Insbesondere durch die Ergänzung der Informationsressource mit weiteren Daten lässt sich eine maschinelle und automatische Verarbeitung realisieren.
Ein großer Vorteil von der Organisation in Metadaten ist zudem die Interoperabilität. Hierdurch lassen sich die Metadaten in verschiedenen Standards angeben, ohne dass sie die Interoperabilität beeinflussen. Auf diese Weise lassen sich Informationen besser austauschen und die Zusammenarbeit von Systemen gewährleisten. Vor allem die Nutzung der Daten ohne Informationsverlust steht hierbei im Fokus. Metadaten werden vor allem im Internet genutzt und ermöglichen somit die Suche nach verschiedenen Inhalten.
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